Met de connector "Vet-Files afspraken" kan je AI-assistent (bijvoorbeeld Claude of ChatGPT) voor jou een afspraak boeken bij een dierenartspraktijk die de online agenda van Vet-Files gebruikt. Vet-Files is een product van MillerFox BV, Hoogeind 160, 2940 Stabroek, ondernemingsnummer BE 0681.386.891. Op deze pagina lees je welke gegevens we daarbij ontvangen, waarvoor en hoe lang.
Alleen wat nodig is om de afspraak te boeken:
We vragen geen adres en geen medische voorgeschiedenis.
We gebruiken deze gegevens alleen om de afspraak in de agenda van de praktijk te zetten. De praktijk ontvangt ze, kijkt de afspraak na en bevestigt ze. Je krijgt een bevestigingsmail van de praktijk. We gebruiken je gegevens niet voor reclame en geven ze aan niemand anders door.
De connector geeft je gegevens meteen door aan de agenda van de praktijk. De afspraak en je gegevens staan daarna in de agenda van de praktijk, zoals bij elke andere online boeking; de praktijk bewaart ze volgens haar eigen beleid.
Vet-Files houdt bij welke afspraken via de connector gemaakt werden: het afspraaknummer, de praktijk, het tijdstip en of de afspraak nog doorgaat. Tot 30 dagen na de afspraak staan daar ook je klantnummer bij de praktijk, je dier, de dierenarts en een controlewaarde tegen dubbele boekingen bij, waaruit je gegevens niet af te leiden zijn. Die wissen we 30 dagen na de afspraak, de rest 24 maanden na de afspraak.
Onze technische logs bevatten het tijdstip, de gebruikte functie, de praktijk en of het lukte, nooit je naam, je wachtwoord, gegevens over je dier of je opmerkingen. Overschrijdt een e-mailadres een limiet op inlog- of boekingspogingen, dan noteren de logs alleen een verkorte hash ervan (bij inlogpogingen samen met het IP-adres); mislukt het versturen van een bevestigingsmail, dan staat het e-mailadres in de logs. We bewaren ze hoogstens ongeveer 3 maanden. De webserver houdt daarnaast 2 weken bij welk IP-adres welke pagina opvroeg, zonder de inhoud.
Wat je aan je assistent vertelt, valt onder de voorwaarden van de aanbieder ervan, ook als die buiten de EU gevestigd is. Vet-Files ontvangt alleen wat de assistent doorgeeft om te boeken.
Ben je al klant bij een praktijk en heb je een account voor haar online agenda, dan kan je je assistent aan dat account koppelen, als je praktijk dat toelaat. Je logt daarvoor in op een pagina van Vet-Files (api.vet-files.com), niet in je assistent. Je wachtwoord gaat alleen naar Vet-Files om te controleren of het klopt: we bewaren het niet en je assistent krijgt het niet te zien. Daarna geef je je assistent uitdrukkelijk toegang tot je account.
Na het koppelen kan je assistent, alleen bij die praktijk en alleen voor jouw account:
Je assistent krijgt geen toegang tot het medisch dossier van je dier en niet tot gegevens van andere klanten. Wat je assistent opvraagt, bijvoorbeeld je afspraken, komt in je gesprek terecht en valt dan onder de voorwaarden van de aanbieder van je assistent, ook als die buiten de EU gevestigd is.
Wat we bewaren: Vet-Files houdt bij dat je account gekoppeld is: met welke praktijk, je klantnummer daar, welke assistent, en wanneer de koppeling gemaakt en laatst gebruikt werd. Afspraken en dieren die via je assistent bijkomen of wijzigen, staan in de agenda van de praktijk, zoals bij de online agenda. Boek of verplaats je via je assistent, dan krijg je de gewone bevestigingsmail van de online agenda; bij annuleren krijg je geen mail.
Hoe lang: een koppeling vervalt 90 dagen nadat ze voor het laatst gebruikt werd. Een vervallen of ingetrokken koppeling bewaren we niet: we wissen ze binnen het uur.
Stoppen: verbreek de verbinding in je assistent. Wil je zeker zijn dat de koppeling meteen overal stopt, wijzig dan je wachtwoord in de online agenda van de praktijk: elke koppeling van je account stopt dan. Je kan de koppeling ook via je praktijk laten intrekken. Een koppeling stopt ook als de praktijk je account blokkeert voor online gebruik.
Een afspraak verplaatsen of annuleren: contacteer de praktijk, of doe het via je assistent als je account gekoppeld is.
Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Voor het gebruik van de connector gelden de gebruiksvoorwaarden.